Komunikasi Dalam Organisasi 1 & 2

Pengertian Komunikasi

Komunikasi merupakan sebuah proses dinamika yang secara jelas dipakai dlam seuah organisai. Penyampaiaan informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi dari satu unit ke unit tidak hanya vita dalam perumusan dan implementasi tujua-tujuan organisasional tapi juga merupakan peralatan dan sarana penting melalui mana kegiatan-kegiatan organisasional.

Menurut para ahli definisi komunikasi seagai berikut:

James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989)

            komunikasi  ialah satu cara manusia berhubungan yang melibatkan pengertian atau maksud, dengan syarat mereka perlu setuju dengan definisi istilah-istilah yang digunakan berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf, nomor, dan perkataan yang melambangkan atau menyerupai ide-ide yang dapat menyampaikan maksud

menurut Keith Davis

komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari orang ke orang lain.

Chester I barnard

Komunikasi adalah alat dimana orang-orang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisai untuk mencapai tujuan umum.

Koontz O’Donnell

Komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari suatu orang ke orang lain.

Sedangkan secara umum komunikasi merupakan sebuah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat seperti apa yang dikehendaki oleh orang yang mempunyai pendapat terseut. Dengan komunikasi diharapkan akan terperoleh titik kesamaan fikiran. Kemungkinan jika salah atau kurang sempurnanya penyampaian akan mencegah hal yang tidak sepandannya dalam sebuah organisai.

Seperti memimpin, pasti kita akan mencapai dan melaksanakan apa yang akan kita kehendaki. Melaksanakannya tidak selalu menghalalkan segala cara, kita mampu untuk erinteraksi dan memahami pemikiran dari orang yang menerima informasi. Kemudian informasi yang dierikan haruslah jelas dan singkat untuk menghindari informasi yang tidak baik dan akan menjadi issu atau kata burung.

Konteks Komunikasi, Tipe-tipe Komunikasi, dan pengaruh Utama pada Transmisi Informasi
Konteks Komunikasi	Tipe Komunikasi ( Tingkatan Analisi)	Pengaruh-pengaruh Utama pada Transmisi Informasi
Independen dari ( tidak pergantung kepada) organisasi	a.       Antara priadi	a.       Perwujudan kognifikan, dan aturan-aturan dan norma-norma sosial
Dalam organisasi	a.       Antara priadi b.      Antara unit kerja	a.       Aturan-aturan dan norma-norma organisasional ditamah norma-norma sosial yang dapat diterapkan b.      Hubungan-hubungan antar departemen, akibat-akibat agregrat pertukaran informasi
Eksternal ke organisai individual	a.       Antara organisai b.      Organisai lingkungan	a.       Hubungan-hubungan diantara erbagai organisai b.      Komponen-komponen lingkungan

^{sumer : K.H. Roberts et.al.,”Organizional Theory and Organizational Communication : A Communication Failure?” Human relations 27 (1974), hal 515.}

Pola dan Proses Komunikasi

Didalam sebuah organisasi pastinya dibutuhkan sebuah informasi. Dari sebuah informasi yang mereka peroleh, menjadikan sebuah acuan untuk merencanakan dan melasanakan kegiatan organisasi tersebut. Seiring  denganberkembangnya organisai kebutuhan informasi juga bertambah. Fase ekstensif  biasanya menjadi awal mula berkembangnya informasi, dimana perkembangan informasinya sangatlah cepat  secara kuantitatif. Sebuah mula organisasi yang cukup baik, mereka menggunakan segala bentuk sarana yang mutahir pada saat itu untuk mencapai berbagai informasi yang mereka butuhkan dan akan mereka proses untuk memajukan organisasinya. Setelah tercapai secara kuantitatif barulah fase intensif akan berjalan. Fase ini merukapan titik perkembangan informasi secara kualitatif. Sebuah fase yang mendorong organisai untuk maju menjadi yang terdepan. Tetapi , jika sebuah organisai tidak dapat untuk menghandle kebutuhan informasinya dengan cukup baik, maka akan ada besar kemungkinan koordinasi dalam organisasinya akan mengalami kesulitan: pemimpin mengahadapi bebean kelebihan informasi, kesulitan penyimpanannya, gangguan dalam proses umpan-balik, gangguan dalam waktu pelepasan infromasi dan peman faatan tak efektif dalam jaringan konikasi yang ada.

Sebagai sebuah acuan dasar untuk melaksanakan infromasi ini. Ada syarat-syarat untuk melakukan komunikasi antara 2 orang atau lebih. Adapun syaratnya:

1.      Jelas    : dinyatakan kedalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.

2.      Tepat : dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.

3.      Sasaran          : tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.

Biasanya orang yang melakukan komunikasi mempunyai tujuan yang berbeda-beda, tergantung dari maksud pribadi seseorang. Oleh karena itu, orang perlu untuk merencanakan teknologi komunikasi yang dipakai agar sesuai dengan kebutuhan, terutama untuk  memperlancar proses pengambilan keputusan. Orang dapat menggunakan sarana sederhana, mekanisasi, dan otomatisasi (komputerisasi). Tentu saja pertimbangan biaya juga analisa manfaatnya dapat diterapkan untuk pemilihan system komunikasi ini.

Bentuk komunikasi antara lain:

1.      One Way Traffic : komunikasi satu arah yang artinya sebuah konunikasi yang tidak memerlukan umpan balik. Biasanya komunikasi ini dipakai untuk memberikan informasi atau menyampaikan perintah dari atasan untuk dikerjakan.

2.      Two Way Traffic : komunikasi ini terjadi ketika pembicara dan penerima sama-sama aktif dalam berinteraksi.

3.      Komunikasi lebih dari 2 orang. Menurut J E Waltes dalam organisai bias dicari berapa jumlah tata hubungan yang terjadi kalau penambahan jumlah orang yang melakukan komunikasi terus bertambah. Adapun cara untuk mencarinya adalah:

R = N ( N – 1 )

R adalah  Relationship, sebagai tata hubungan orang dalam konunikasi.

N adalah jumlah orang yang berkomunikasi.

Dalam artian rumus diatan menjelaskan secara matematis bahwa jumlah tata arus hubungan yang ada dalam suatu organisai sama dengan jumlah orang-orang yang ada dalam oraganisasi dikalikan jumlah orang tersebut dikurang satu.

Proses Komunikasi

Dalam sebuah proses komunikasi ada beberapa unsur: pengirim berita, sarana pengiriman berita, dan  penerima berita. Pengirim berita adalah orang yang bermaksud menyampaikan sebuah informasi kepada orang lain. Dengan berbagai macam cara yang digunakan untuk menyampaikan informasinya asalkan sudah memenuhi syarat-syarat yang telah di sebutkan sebelumnya. Sarana komunikasi adalah saluran  serta mekanisme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda. Penerima menerima tanda yang dikirim dan menerjemahkan untuk dirinya. Bila tanda tersebut membingungkan dan tak jelas maka tak ada komunikasi.

Ada beberapa bentuk proses komunikasi, antara lain:

1.      Komunikasi langsung : biasanya komunikasi ini berhadapan langsung antara penyampai dan penerima informasi.

2.      Komunikasi tidak langsung : komunikasi ini terjadi jika si pembicara hanya menyampaikannya secara tertulis dan tidak berhadapan langsung kepada penerima. Komunikasi ini mengakibatkan umpan balik akan tertunda.

3.      Komunikasi horizontal : komunikasi ini dilakukan untuk menjalin hubungan baik atau koordinasi dalam bekerja sama.

4.      Komunikasi formal : konunikasi ini berlangsung dalam sebuah organisai yang disesuaikan secara urutan/tingkatan dalam struktur.

5.      Komunikasi informal (The Grapevine) : komunikasi ini biasanya beredar melalui desas-desus, kabar angin, issu dari mulut ke mulut. Biasanya kebenaran informasi ini kurang meyakinnkan. Maka dalam hal ini seorang pemimpin haruslah menyampaikan informasi formalnya agar jelas keberadaan organisani yang dipimpin.

Dalam sebuah komunikasi diharapkan melakukan seperti apa yang dikehendaki. Dengan komunikasi diharapkan pula agar segala ketidakpastian menjadi pasti dan orang melakukan kegiatan tanpa keragu-raguan, dan diperoleh replikasi ingatan sehingga oranglain dapat memperoleh kepastian dalm melaksanakan tindakan yang dikehendaki.

Oleh karena itu perlu adanya  pengertian dan konsep informasi dari orang yang menerima informasi. Dengan demikian kegiatan mencapai tujuan dapat lebih efisien dan efektif.

Macam-macam Tujuan Komunikasi

Menurut March dan Simon (organization : 1958) tujuan komunikasi dapat digolongkan kedalam:

1.      Komunikasi untuk kegiatan yang tidak terprogram; termasuk segala percakapan serta usaha mendenganlan apa yang dilakukan perseorangan yang tak berhubungan dengan tujuan organisasi atau tugas pekerjaan. Misalnya saja, desas-desus, kata burung dan percakapan kelompok informal.

2.   Komunikasi memulai dan menciptakan program ; termasuk usaha menyesuaikan dan mengkoordinasikan program.

3.      Komunikasi yang memberikan data penerapan strategi.

4.      Komunikasi untuk menimbulkan program, dan komunikasi untuk motivasi orang melaksanakan program.

5.      Komunikasi yang memberikan informasi tentang hasil kegiatan, dan informasi umpan balik untuk pengawasan

Kalau digambarkan maka butir komunikasi organisai meliputi 1 diatas butir 2,3,4 dan 5.